2020年、未経験から総務に転職するために意識するポイント、志望動機例


ライター:中村めぐみ

専門家によると、総務事務などを含めた事務系職種の転職では、経理、秘書、マーケティング等、専門スキルに特化している人材が歓迎されているとのこと。
(参考:doda 転職市場予測2020上半期「事務・アシスタント」

また大手企業を中心に、事務作業を派遣社員や契約社員へ任せる流れもあり、正社員転職を叶えるハードルが高そうなイメージがあります。

今回はこの背景を受けて、未経験から総務部への転職を叶えるためのヒントをお届けします。

 

企業のサイズを軸に総務部に何が求められるかを知る

未経験から総務を目指すにあたり、意識してもらいたいのは「企業のサイズ」です。なぜなら総務の仕事は、企業のサイズによって任される業務や1日の仕事内容が異なるからです。

これは総務部の仕事が、営業部門、生産部門など役割がはっきりしている仕事と比べて<ここからここまで>という明確な線引きがないことが要因です。ですが「幅」に注目すると、大きく3タイプに分けられるのです。

それでは具体的に、企業のサイズによって、総務の仕事はどのくらい異なるのでしょうか?実際の求人票を引用しながら解説します。

企業規模によって異なる総務の仕事内容

大手企業、総務職の仕事

まずは、大手企業の総務の仕事内容を、実際の求人票から見てみましょう。人気の転職情報サイト「リクナビNEXT」で調べました。

リクナビNEXT求人票

こちらは、資本金14億円超/社員数1000名以上の、総務・人事部門の求人です。
仕事内容は、「福利厚生&庶務業務とイベントの企画・運営」。

  • 福利厚生業務
  • 備品、危機管理、リスク管理(BCP,保険対応等)
  • 社内外のイベント企画業務
  • 内外のイベントの準備、当日運営業務
  • マネジメント(管理職クラスの場合)

社員へのサービスから福利厚生業務、イベント企画など、サービスや企画にまつわる業務が大半を占めているのがわかります。
大手企業は未経験者OKの求人が少ないうえ応募者が殺到。経験者と比較されることになるため難関であるのを覚悟しましょう。そのなかで自己PRをするためには、活かせるスキルはもちろんのこと仕事に対する前向きなスタンスをアピールすると良いでしょう。

未経験から大手企業の総務職を目指す場合の志望動機、自己PR例


前職では約5年間、マーケティングツールの営業アシスタントとして経験を積んできました。
アシスタント職ではありましたが仕事にはやりがいがあり、クライアント向けのセミナーや販促イベントの企画・運営にも携わってきた中で、製品だけではなく会社を愛されるブランドにする取り組みがいかに大事かを痛感しております。

今後はこれを社外だけではなく社内にも広げていきたいと考えておりますが会社の方針により叶いません。貴社は社員に対するサービスや福利厚生、イベント運営を担当する人材を募集しているということですが、これまでに営業事務で培ったイベント運営の知識やアイディアをフルに活かせる役割であると感じ、応募いたしました。


中小企業、総務職の仕事内容

次は、中小企業の総務職の求人を見てみましょう。同じくリクナビNEXTからの引用です。

リクナビNEXT求人票

資本金1億5千万円、従業員数85名の会社の総務職の募集です。
仕事内容は、「人事業務」と「総務業務」です。

  • 新卒採用、中途採用
  • 社内研修の企画、提案、運営
  • 人事制度の企画、提案
  • 電話及び来客応対
  • 備品の管理発注
  • 役員のスケジュール管理
  • 制作物などの企画立案
  • 各種イベントの企画・運営

中小企業規模になると総務の仕事に加え人事業務が入ってくるのがお判りいただけると思います(実際そのような企業は多いです)ですのでこれまでの経験の中から人事、総務関係の業務をしたことがあればそれをアピールすると選考通過の確立が高まります。

未経験から中小企業の総務・人事職を目指す場合の志望動機、自己PR例


前職では約3年間、外食産業の副店長として経験を積んできました。

副店長の仕事の中にはアルバイトや社員の面接、教育もあり、企業にとって人材育成や採用がいかに重要かを理解しています。

そういった働き方をするなかで今後はより人事系の仕事に加えバックオフィスのスキルアップをしたいと考えておりますが、現場から本社への配置転換がかないにくい状況です。

貴社は人事・総務職を兼ねられる人材を募集しているということですが、これまでに接客業で培ったホスピタリティと人材教育でお役に立てると感じ応募いたしました。シフト作成業務の経験からExcelなどのソフトウェアの初級操作はスムーズに行えます。


ベンチャー企業の総務の仕事

リクナビNEXT求人票

資本金1000万円/従業員数10名、設立1年目のベンチャー企業における総務の仕事です。
仕事内容は、

  • 受発注業務
  • 顧客データ管理
  • 商品管理
  • 電話、メールでの問い合わせ対応
  • 総務・庶務
  • 人事採用

ベンチャーになると総務業務+人事業務+営業事務+商品管理…など「全バックオフィス業務担当者」となることがおわかりいただけるでしょう。

仕事内容が多岐にわたるのは未経験者でもスキルをアピールしやすい(刺せるポイントが多い)ので、ハードワークが苦にならないのであれば未経験者にとっては好機です。これまでの経験から役に立てそうなこととに加え、会社のビジョンや事業内容に共感すると良いでしょう。

未経験からベンチャー企業の総務(バックオフィス人材)を目指す場合の志望動機、自己PR例


「数字を作れるバックオフィス担当」になりたいと考え志望致しました。

前職では約3年間、Web広告の営業職として経験を積んできました。営業活動をするなかで、バックオフィスの方の支援がいかに重要かを痛感し、営業とアシスタントの方を含めたバックオフィスとともに業務効率化改善に取り組んできましたが既存の枠組みの中での改善には限界があり、今後は制度を作る側に回りたいと考えております。

また大学ではメディア学を専攻しており、出版物に携わりたいとの想いがあります。貴社は総務業務を含めバックオフィスを広く賄える人材を募集しているということですが、これまでに営業職で培った対応力でお役に立てると考え応募いたしました。


アドバイス

総務部の中途採用者に求められる仕事内容は企業のサイズによって異なります。求人票を1社1社熟読したうえで、ご自身のスキルをアピールしましょう。

RPA化の波に乗るスタンスを見せる

未経験から総務部への転職を目指すのであれば、「RPA化」はぜひ抑えておきたいフレーズです。

RPAとは英語でRobotic Process Automation=ロボットによる業務自動化という意味で、現在バックオフィスを中心にデータ入力などの単純作業をロボットに任せる流れが世の中では進んでいます。

RPA化するためのスタッフがまず必要

MM総研の調査では、RPA導入率は毎年増加しており、2019年11月時点での全体の導入率は38%でした。
また企業規模別の導入率を確認すると、大手企業は51%が導入済みとなっており、大手企業を中心にRPA導入が進んでいることが分かります。

RPA化率
(引用:RPA国内利用動向調査2020

半面RPA化は一朝一夕でできるものではありません。まずは自社にある作業のうちロボットに任せられる作業の切り分けからはじめる必要があるからです。

さらにロボット化を推進したい経営層に対し、仕事を失う不安に駆られた現場社員が反対するなど必ずしもスムーズにいくわけではないのがトレンドと言えるでしょう。

ですので未経験から総務部へ転職したいと考える方はRPA化への積極的な姿勢を見せたうえで、「RPA化のためにもまずは仕事を覚えたい」という姿勢を示すと良いでしょう。

未経験OKの総務職の仕事を探すなら

未経験から総務転職を見つける場合の求人の探し方は2通りあります。
1つ目はリクナビNEXTなどの転職サイトに登録する方法です。

2020年1月に調査した結果によると、リクナビNEXTに掲載されている総務求人626件のうち、未経験者を歓迎しているのは224件でした。

一般的にバックオフィス、間接部門の求人は貴重でなかなか出回りませんが、リクナビNEXTは運営母体であるリクルートのネットワーク力により一定数の求人を保有しています。

もちろん企業規模が大きくなるほど未経験歓迎の比率は下がりますが(下表のとおり)、希望に合うものがあるかを察知するために早めに張り込んでおくことをおすすめします。

リクナビNEXTにおける、従業員数ごとの「総務」×未経験者歓迎の正社員求人数(2020年1月調べ)

~100名 101~1000名 1001名~
求人数 218 288 120
未経験者歓迎求人数 98 98 28
未経験者歓迎率 44% 34% 23%

2つ目は転職エージェントを利用する方法です。もし登録するなら総合的に求人を扱うエージェントをおすすめします。

前段でもふれましたがリクルートなどの大手エージェントはネットワーク力を活かして、企業の採用計画や経営陣の人材育成の考え方も抑えています。

リクルートエージェントでは徹底した企業研究に触れられること、パソナキャリアでは一人ひとりに合った懇切丁寧な面接指導が受けられることで評判です。

エージェントを利用する際は「自分は総務部の仕事をしたい」と担当アドバイザーにはっきり主張するのを心がけましょう。アドバイザーは自分の目標達成のために転職しやすい会社をおすすめしてくる傾向があり流されないように注意。心を強く持って…!

まとめ

今回は未経験から総務職へ転職するためのヒントをお届け致しました。「企業規模により求められる要件を読み解くこと」、「トレンドのRPA化をおさえること」、そして「優良なサービスを使って未経験者OKの求人を探すこと」、この3つをぜひ意識してみてくださいね。

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