面接の日程返信が来ないときの対処方法。こちらから連絡しても良い?


ライター:中村めぐみ

転職活動でよくあるのは、企業から面接日程の返信を待っているのに、なかなか連絡が来ない…というお悩みです。

人によって状況はさまざまですが、主なパターンは2つあります。

(1)書類選考に合格していて、企業へ都合の良い日程を連絡しているにもかかわらず、返信がないパターン
パターン1を見る
(2)一次面接に行き、その場で「通過している」と告げられたにもかかわらず、その後連絡が途絶えているパターン
パターン2を見る

いずれにせよ、心身ともに高いストレスのかかる転職活動で、なかなか返信が来ないと焦ることと思います。
そこで状況別の対処方法と、連絡するタイミング、連絡の仕方についてお伝えします。

 

日程調整の際、企業側では何が起きているのか

具体的な対処法をお伝えする前に、日程調整の際に企業側でどんな業務があるのか、連絡が遅くなってしまう背景をお伝えします。

面接日程を調整するのは、人事(採用)担当者の業務です。

人事担当者は、主に以下のステップで面接の日程を調整します。

【面接設定時に応募者や面接官との間で発生する業務の例】

1.面接官の日程を押さえるためにカレンダーを確認する
2.会議室の空き状況を確認する
3.応募者に候補日時の案内をする
4.応募者からの返信内容を確認する
5.面接官に日程確定の連絡を行い、会議室を押さえる
6.応募者に日程確定の連絡をする

(参考:面接日程調整の煩雑さを解消!効率化してミスを防ぐ、IT活用のすすめ/HRreview

こちらが思っているよりも煩雑な業務であることがお分かりいただけると思います。
しかも、候補者があなた1人だけであればともかく、1つのポジションに応募者が殺到しているような場合、採用担当者は何十人もの面接日程調整を担当します。
まずは「思いやり」の気持ちを持ちましょう。

一方で、応募者の立場としては、日程の返信が来ないのは困りものです。
有給休暇の申請や、他の企業の選考も控えている場合は、なおさらです。

タイミングを図れば、こちらから連絡をしても大丈夫

応募者と企業は本来対等な立場です。企業側にも色々と事情はありますが、預かった日程に対して連絡をするのは社会人として当然のマナーとも言えます。

ですから、日程の返信がない場合は、こちらから連絡をしても問題はありません。

ただし、タイミングには十分配慮しましょう。
すぐに連絡してせっかちな印象を与えるのは、人柄やコミュニケーション面での評価を下げることにもつながりかねません。

【連絡をするのにベストなタイミング】

  1. 最後の連絡から1週間以上経過している場合
  2. 先方から提示された面接日程候補の前々日以降になっている場合
  3. 返信予定日から1~2日以上経過している場合

スマートな印象を与える文面例(メール)

まずはメールで問い合わせをすることをおすすめします。
なるべくスマートな印象を与える文面例をお伝えします。

パターン1:書類選考に合格していて、企業へ都合の良い日程を此方から連絡しているにもかかわらず、返信がないパターン

【件名】Re:~~~~~~(やりとりしているメールの返信)
【本文】
株式会社▲▲▲ 採用ご担当 〇〇 ××様

お世話になっております。私、貴社に応募させて頂いております、■■■■と申します。

〇月〇日に〇〇様から頂戴したメールにて、書類選考通過のご連絡を頂きまして誠にありがとうございました。
その後〇月〇日に、私から、下段のメールにて、面接候補日程についてご連絡しておりますが、その後のご調整状況はいかがでしょうか。

お忙しいかと存じますので、もし御都合がつかない場合は、別日のご調整も可能ですので、お申し付けくださいませ。

このメールと入れ違いにご連絡を頂いておりましたら、誠に申し訳ございません。
どうぞよろしくお願い致します。

以上

POINT1:相手とやりとりしているメールの返信で連絡する

これまでに先方とやりとりしたメールの返信で連絡することで、採用担当者はこれまでの経緯や、あなたが提示した日程を確認する手間が省けます。

POINT2:お礼から入る

書類選考に合格していることに対する感謝の気持ちから入りましょう。

POINT3:要件は簡潔に

「面接候補日について教えて欲しい」ことがはっきりわかるように連絡をしましょう。

POINT4:相手を思いやる一言を

「提示した日程の都合がつかない場合は、別日での調整も可能」など、こちらからも歩み寄る姿勢を入れましょう。

パターン2:一次面接に行き、その場で「合格」と告げられたにもかかわらず、その後連絡が途絶えているパターン

【件名】ご都合のお伺い:次回面接日程につきまして(〇月△日 一次面接:■■■■)
【本文】
株式会社▲▲▲ 採用ご担当 〇〇 ××様

お世話になっております。私、貴社に応募させて頂いております、■■■■と申します。

〇月〇日に一次面接の機会を頂き、その場で〇〇様より選考通過の旨をお話頂きまして、ありがとうございました。

追って、次回の面接日程をご案内を頂ける旨伺いましたが、その後のご調整状況はいかがでしょうか。
お忙しい中申し訳ございませんが、ご確認頂き、ご連絡を賜れますと幸いです。

貴社への志望度が高く、ぜひ次の選考に進ませて頂けましたらとの思いがあり、催促めいたメールをお送りする失礼をお許しください。

このメールと入れ違いにご連絡を頂いておりましたら、誠に申し訳ございません。
どうぞよろしくお願い致します。

POINT1:件名には、問い合わせ内容を簡潔に明記する

採用担当者は1日に多くのメールを確認します。何の件かわかるように、簡潔に明記しましょう。

POINT2:背景を簡潔に説明する

転職活動で怖いのは、「現場担当者が選考通過を独断で決めてしまったが、実は通過が確定していなかった場合」です。※採用担当者が同席していなかった場合にありがちです。
このようなケースも想定される場合は、「その場で選考通過と言われた」ことを明記し、問い合わせメールを送っている前提をしっかり書きましょう。

POINT3:「教えて頂く」という低姿勢で

応募者側としては、「面接通過と言っておきながら、連絡をくれないなんて!」と焦りモードに入るかと思います。
しかし冷静に、「教えて頂く」という姿勢で、丁寧かつ簡潔に書きましょう。

POINT4:熱意を伝える一言を

「貴社への志望度が高く、ぜひ次の選考に進ませて頂けましたらとの思いがあり」など、企業への志望度をアピールする一言を添えると、単に催促という印象ではなく、志望度が高い、という印象を持ってもらえる可能性があります。

以上、メールの文面例をお伝えしました。

POINT1

日程調整が難航する場合もあることを受け入れる

POINT2

連絡する場合は「タイミング」が大事

POINT3

メールの文面は、「スマートさ」と「思いやり」を心がけて!

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